Arkivorganisering

Dokumentsenteret i Drangedal kommune er lokalisert på kommunehuset. Dokumentsenteret er organisert med et felles postmottak og håndterer også dokumenter som skal journalføres fra Altinn.  

Arkivet i Drangedal er ordnet og innrettet slik at dokumentene fungerer som informasjonskilder i samtid og i ettertid, jf. arkivlova § 6.

Innføring i den offentlige journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokument i etterkant, jf. forskrift om offentlige arkiv § 10. Opplysninger som er underlagt taushetsplikt skal ikke gå fram av journalen. I journalen skal gis informasjon om

• journalføringsdato
• saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler)
• navnet på senderen eller mottakeren
• opplysninger om saken, innholdet eller emnet
• dateringen på dokumentet
• klasse etter organets ordning for klassifikasjon, jf. § 510
• ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• avskrivingsmåte

Alle arkivdeler i sak og arkivsystemet Public 360 er fullelektroniske.

Arkivskapere i Drangedal kommune

Følgende arkivskapere skal bygge opp og holde vedlike arkivserier i kommunen:

• Sentralarkiv -  Public 360
  • Sakarkiv for hele kommunen. (sentralarkiv)
  • GNR/BNR arkiv (oppmåling, byggesak)
  • Planarkiv (reguleringsplan, kommuneplan)
  • Personalarkiv 
  • Møtebøker/politisk behandling
  • Elevarkiv (skole og voksenopplæring)
  • Barn arkiv (barnehagebarn)
  • Skatt (her ligger skatt og kommunale krav)
  • Avtaler (ikke egen arkivdel i Public 360)
  • Landbruk
  • Bolig (kommunale boliger) 
  • Landbruk Kragerø (opphørt fra 01.01.2022)
  • Elverket, Drangedal kraft Kf, Gautefall Biathlon og Drangedal kommunale einedomsforvaltning KF er avslutta arkivdeler som ikke er fullelektroniske.
• Fagsystem
  • PPT - HK-Data (brukermapper)
  • Psykisk helse - Profil (klientsaker/EPJ)
  • Pleie og omsorg - Profil (klientsaker/EPJ)
  • Helsestasjonen - Winmed (personmapper)
  • Skolene i Drangedal - Visma flyt skole (integrert mot Public 360
  • Voksenopplæringa - Visma voksenopplæring (elevsaker)
  • Flyktningtjenesten - Visma flyktning (klientsaker)
  • Barnehagene i Drangedal - Visma barnehage 
  • NAV Visma Velferd og Digisos (klientarkiv)
  • Fysioterapitjenesten
  • Webcruiter - rekrutteringssystem integrert mot Public 360

Den enkelte enhetsleder/avdelingsleder er ansvarlig for at fagsystem som produserer arkivmateriale er i samsvar med gjeldene lover og regelverk. Alle arkivskapere skal arkivere i samsvar med rutiner beskrevet i arkivplanen.