Arkivplanen er kommunens kontrolldokument for arkiv
Arbeid med journalføring og arkivering har endret seg i vesentlig grad etter at elektroniske løsninger for postgang, journalføring og saksbehandling ble vanlig i offentlig sektor. Tidligere hadde en arkivtjeneste ansvaret for all journalføring og arkivering, mens i dag deles dette ansvaret med de fleste ansatte. Særlig har bruken av e-post økt den direkte korrespondansen mellom ansatte og innbyggere, og ført til en økt desentralisering av arkivansvaret, jf. NOU 2019: 9. Tidligere var det tilstrekkelig at dokumentsenteret hadde kompetanse til å journalføre og arkivere dokumenter på korrekt måte, mens nå må de fleste ansatte ha slik kompetanse. Formålet med internkontroll, er blant annet å sikre etterlevelse av lovpålagte oppgaver og begrense feil og mangler. Internkontroll med journalføring og arkivering, må derfor rettes inn mot hele kommunens virksomhet. I arkivverkets veileder for offentlig sektor står det at det å etablere en internkontroll for arkivarbeidet er en oppgave som omfatter store deler av virksomheten. Det er naturlig å involvere de som jobber med blant annet IT-sikkerhet, risiko, personvern, fagledelse, kvalitetsstyring og økonomistyring i relevante deler av prosessen. Det overordnede ansvaret for internkontroll i en kommune ligger hos kommunedirektøren, jf. kommuneloven § 31-3 6 . Kravet om internkontroll med arkivarbeidet er særskilt nevnt i arkivforskriften § 4. Her står det at alle offentlige organ til enhver tid skal ha en oppdatert arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet. Videre står det at den øverste ledelsen i organet må sørge for at arkivarbeidet blir omfattet av organets internkontroll. Det vises til administrasjonssjefens ansvar etter tidligere kommunelov § 23 andre ledd. I riksarkivarens forskrift § 1-1 står det at arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll.
Ifølge Arkivverkets veileder, skal internkontrollen sikre at kommunen utfører arkivoppgavene i samsvar med regelverket, og at problemer blir oppdaget og tatt hånd om i tide. Kommunen bør ha:
• oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen
• oversikt over organisasjonen og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arkivarbeidet er fordelt
• kartlagt farer og problemer, vurdert risiko og utarbeidet planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
• fastsatt mål for dokumentasjonsforvaltningen
• tilrettelagt for at ansatte har tilstrekkelige kunnskaper, ferdigheter og verktøy for å fange opp og sikre arkivinformasjon
Kravene til internkontroll med arkivarbeidet og kravene til en arkivplan vil i noen grad være overlappende, og er derfor i noen grad slått sammen i revisjonskriteriene. På dette grunnlaget har vi utledet følgene revisjonskriterier:
• Kommunen skal ha oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen.
• Kommunen skal ha kartlagt og vurdert risiko for arkivarbeidet, og utarbeidet planer og tiltak for å redusere risikoen. (Avvik meldes i Qm+)
• Kommunen skal ha en oppdatert arkivplan som skal minimum inneholde:
- oversikt over organisering av arkivfunksjonen, plassering av ansvar for å forvalte arkivene, og delegeringsfullmakter på arkivområdet
- rutiner for dokumentfangst og journalføring
- rutiner for tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene og rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene (ny rutine er under utarbeidelse pr nov 2021)
- klassifikasjon og arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret
- bevarings- og kassasjonsplan
• Kommunen skal legge til rette for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta de rollene de har i arkivarbeidet.
• Kommunen skal foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring.
Interkontroll arkiv
