Innsynsbegjæring – dokumenter som er unntatt offentlighet:

Generelt:

Offentleglova §§ 29-32

Dokumenter med informasjon unntatt offentlighet journalføres i Public 360

Innsynsbegjæringer kan enten mottas via kommunens postmottak, direkte på e-post til saksbehandler eller muntlig. Dersom man mottar en muntlig henvendelse etter dokumenter som er unntatt offentlighet, bør man be om å få denne skriftlig på e-post. Evnt kan man lage et x-notat i Public 360 som omhandler hvem som begjærer innsyn og etter hvilke dokumenter.

Dokumentsenterets oppgaver:

• Journalfører innsynsbegjæringen på saken det er bedt om innsyn i
• Bruk standardtekst: innsynsbegjæring – dokument nummer XX
• Sett forfallsdato til 3 virkedager etter innkommet begjæring
• Dersom innsynsbegjæringen ikke gjelder noen spesiell sak, opprettes ny sak i Public 360 med standardtekst «innsynsbegjæring» og emne for innsyn, for eksempel «regnskapsrapporter»
• Den som til en hver tid betjener postmottaket har ansvar for journalføringen, og det må gjøres så raskt som mulig innen samme arbeidsdag som det er mottatt

Saksbehandlers oppgaver:

• Gjennomgå dokumentet det kreves innsyn i
• Dersom innsynsbegjæringen ikke kan besvares innen 3 dagers fristen, skal det sendes foreløpig svar på e-post, som importeres i saken i Public 360
• Foreta nødvendig skjerming av dokumentet
• Fatt beslutning med klageadgang i Public 360 ved bruk av maler
• Legg det skjermede dokumentet som vedlegg til dokument i Public 360
• Send ut beslutning og vedlegg med e-post eller SvarUt

Innsynsbegjæring etter offentlige dokumenter:

Dokumentsenterets oppgaver:

• Videreformidler e-poster med innsynsbegjæringer etter alle offentlige dokumenter til saksbehandler/leder som mottas ved postmottaket så raskt som mulig

Saksbehandlers oppgaver:

• Innsynsbegjæringer mottas enten via kommunens postmottak eller direkte til saksbehandler ( på e-post eller muntlig )
• Gjennomgå dokumentet det bes om innsyn i
• Dersom innsynsbegjæringen ikke kan besvares innen 3 dagers fristen, skal det sendes foreløpig svar på e-post
• Dersom deler av eller hele dokumentet det bes om innsyn i er unntatt offentlighet – registrer innsynsbegjæringen ( e-posten )
• Fatt beslutning som over for dokumenter unntatt offentlighet
• Dersom dokumentet er offentlig – send det ut med e-post og avskriv inngående JP, skriv gjerne merknad om at dokumentet er sendt ut

Offentlig journal:

Det mulig for publikum å bestille innsyn via offentlig journal på vår nettside ved å trykke på «bestill» utenfor aktuell journalpost. Bestillingen går direkte inn i kommunenes sak/arkivsystem og e-post til postmottaket.